Wie kent nog dat liedje van Ed en Willem Bever uit de Fabeltjeskrant “Als mijn manometer goed staat, weet ik wel dat alles goed gaat”. Hoe fijn zou het zijn als je een ingebouwde manometer hebt die tijdig aangeeft dat de druk te hoog wordt en je moet ingrijpen.
Of, om het beeld van de manometer te blijven, vaker kijken op de meter of de druk nog goed is? Want allemaal hebben we signalen die ons aangeven dat we iets teveel hooi op de vork nemen, net wat meer willen (moeten?) doen dan goed voor je is. Die signalen negeren is vaak niet zo moeilijk. Ze aandacht geven is veel lastiger, want dat vraagt om actie, verandering.
Wat te doen bij een te hoge WERKDRUK. Als timemanagementtrainer ga ik niet iets vertellen over de druk van stoom (ik heb de Stoomwet niet gelezen) maar wel over de druk waarbij de stoom figuurlijk uit je oren komt.
Heb je het druk, of maak je je druk?
Als je het te druk hebt, zijn er allemaal zaken die af moeten binnen en bepaalde tijd. Een hoeveelheid tijd die te krap is voor alles wat je wilt en moet doen.
Als je je druk maakt, ben je bang dat iets niet op tijd afkomt, of niet goed afloopt, of niet goed gedaan wordt.
Druk hebben of druk maken, beide geven stress. Als timemanagement trainer richt ik me op het druk hebben en je druk maken omdat je geen goede planning hebt. Als je je veel en vaak druk maakt omdat je bang bent dat je het niet goed genoeg doet, bang bent het niet te kunnen, dan is wellicht een gesprek met een (loopbaan)coach op zijn plek om na te gaan wat maakt dat jij je te druk maakt.
Hoe pak je het aan
Ligt er meer op je bordje dan waar je tijd voor hebt? Lijkt alles ineens deze week nog af te moeten? De druk kun je dan verminderen door de volgende stappen te zetten:
1) Inventariseer wat er allemaal op je bordje ligt. Wat moet je nog, wat wil je, wat voor losse eindje heb je liggen, wat voor plannen en ideeën borrelen er in je op. Ook al ben je heel druk, neem de tijd om alles wat er in je hoofd rond spookt op te schrijven. Deze zogenaamde braindump is het begin om de druk te kunnen verlagen.
2) Kijk wat je van deze hele grote lijst met zaken kunt of wilt schrappen. Wil je dat wat je opgeschreven hebt echt, wil je daar ook de nodige moeite voor doen? Kun je ook werkzaamheden minder doen, kun je zaken delegeren?
Je kunt hierbij ook gebruik maken van het zogenaamde Eisenhower schema. Daarmee deel je jouw werkzaamheden in op basis van hoe belangrijk en hoe dringend ze zijn. Je krijgt dan onderstaand kwadrant. Daarin is aangegeven wat je met die werkzaamheden moet doen.
| Belangrijk | Niet Belangrijk | |
| Dringend | Zelf doen | Delegeren, of kort tijd aan besteden |
| Niet dringend | Inplannen | Schrappen |
Als iets niet belangrijk en niet dringend is, kun je het gerust laten vallen. Jij vindt het niet belangrijk en er zit ook niemand op te wachten waardoor het dringend zou kunnen zijn. Maar iets wat én belangrijk én dringend is, zul je zelf moeten doen. Heb je nu heel veel zaken in dit kwadrant zitten, ga dan in gesprek met je leidinggevende om te bepalen wat binnen al die belangrijke/dringende zaken echt eerst moet gebeuren. Prioriteer met hem/haar je werkzaamheden.
Als we het druk hebben, zijn we geneigd eerst de dingen te doen die we even snel kunnen afwikkelen (dan is dat ook maar weer klaar). De valkuil hierbij is dat dit nogal eens zaken zijn die weliswaar dringend, maar voor jou niet belangrijk zijn. De kunst is om je tijd te besteden aan zaken die wel belangrijk zijn, maar nog niet dringend. Als je regelmatig tijd besteedt aan deze zaken, voorkom je dat ze dringend worden (en dat geeft nou juist die werkdruk).
3) Maak een planning
Voor alles wat belangrijk is zul je tijd moeten hebben. Weet jij hoeveel tijd nodig is voor die werkzaamheden? Even iets doen bestaat niet, alles wat je doet kost tijd. Als je geen goed inzicht hebt in waar je tijd blijft, ga dan eens een week tijdschrijven. Dat klinkt saai, maar het kan je goed inzicht geven in jouw tijdsbesteding. En dat inzicht helpt je met realistisch plannen. Op basis daarvan kun je aan anderen aangeven wanneer je iets oplevert, of dat je voor de vraag deze week geen tijd meer hebt, tenzij je iets anders dan niet meer doet.
Met deze 3 stappen kun je jouw werkdruk inzichtelijk maken en daarmee heb je handvatten om je werkdruk te beheersen.