Maak je agenda niet tot prioriteit, maar zet je prioriteiten in je agenda. Deze slogan uit het boek Prioriteiten van Stephen Covey is ook mijn leidraad bij agenda beheer. In deze blog geef ik je graag wat tips en ideeën over een goed gebruik van je agenda.

Herkennen jullie hem nog een papieren agenda die ook allerlei planningsmogelijkheden had en waar alles in stond? Elk jaar een nieuwe vulling in mijn mooie rode succes agenda. Een weekoverzicht op 2 bladen. Mijn afspraken schreef ik er met potlood in, kon ik de afspraak uitgummen als het niet door ging. Hij was alleen wel zwaar en bij een avondje met vrienden, had ik hem niet bij me. Dan schreef ik een nieuwe afspraak op een papiertje, om die dan vervolgens over te schrijven in mijn agenda. Dat vergat ik wel eens.  

Een afspraak vergeten te noteren, dat overkomt je minder als je jouw agenda in je mobiele telefoon hebt. Die smartphone heb je vrijwel altijd al bij je, want zonder zo’n ding ben je tegenwoordig niemand meer. Maar ook hier geldt dat je de afspraak dan wel moet noteren EN dat je regelmatig in je agenda kijkt.

Hoe gebruik je je digitale agenda nu handig?

Start je werkdag met je agenda te bekijken

Als je (nog) met Outlook werkt is het handig om je Outlook programma op te starten met je agenda i.p.v. met je e-mail. Dan zie je als je start met werken eerst wat er de komende tijd moet gebeuren, i.p.v. dat je meteen in je e-mail duikt.

Werk je met Teams, kijk dan ook eerst in je agenda, voordat je met de Activiteit, Chat en Team posts begint. Zet je Agenda daar boven aan.

Gebruik standaard een weekoverzicht

Voor veel mensen is een weekoverzicht het meest voor de hand liggende overzicht. Dat was (is?) met papieren agenda’s al vaak het geval, een week overzicht op 2 bladen. 1 dag op 1 blad maakte dat je te veel en te vaak moest bladeren, digitaal moet je nu teveel scrollen. Een maandoverzicht is af en toe handig voor de grote lijn. In je digitale agenda is dat snel gepiept, dan stel je een ander overzicht in. Heb je het gezien, kan je weer terug naar je weekoverzicht.

Geef kleur aan je vergaderingen

Laatst was ik een half uur te laat voor een online meeting, te laat komen voor een professional organizer is een soort van doodzonde. Ik voelde me daarmee ook behoorlijk ongemakkelijk. Waarom had ik dit gemist? Ik kijk best regelmatig in mijn agenda. De afspraak stond echt wel om vier uur, maar ik had te snel gekeken en dacht half vijf…., kan ik nog mooi de klus waar ik mee bezig ben afmaken. Vanaf nu geef ik mijn vergaderingen, die momenten waar ik dus echt op tijd moet zijn een opvallend kleurtje (knal geel) in mijn agenda.

Meerdere agenda’s?

Heb je meerdere agenda’s? Een privé agenda, een werkagenda en bijvoorbeeld ook nog een agenda van een (andere)opdrachtgever, of van je partner? Je kunt ze in outlook gemakkelijk over elkaar heen laten vallen door op het tabblad beeld, de overlay aan te vinken. De agenda’s hebben een verschillende kleur, maar in je overzicht staat alles  over elkaar heen.

Houd vrije ruimte

Je agenda is jouw leidraad voor wat je wilt gaan doen. Zorg ervoor dat jouw prioriteiten in je agenda staan, dat je tijd hebt voor wat belangrijk voor je is. Houd vrije ruimte in je agenda voor onverwachte gebeurtenissen. Moeite om regelmatig vrij te nemen om je te ontspannen? Zet dat dan in je agenda! Bijvoorbeeld als terugkerende afspraak met mw. De Jong van Xcessforme. Dan kan iemand anders niet over je rustmoment heen plannen.

Voor het organiseren van je werk is meer nodig dan een agenda

Je agenda is het middel om je werkzaamheden te plannen en te organiseren. Maar om dit echt goed te doen is meer nodig dan je agenda slim gebruiken. Wil je daarover meer weten? Vraag dan de gratis test op en kom er achter hoe handig jij je werk organiseert. De test kun je hier opvragen: Blije professional ?! – Brisk Advies